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FAQ
Häufige Fragen in Zusammenhang mit der Beschaffung energieeffienter Bürogeräte und der Berücksichtigung von Energieeffizienz-Kriterien in Ausschreibungen:
Beschaffungsrichtlinien verpflichten zur Beschaffung des wirtschaftlichsten Angebots. Entscheidet aus diesem Grund nicht der niedrigste Angebotspreis?
Antwort: Nein. Das billigste Angebot stellt nicht unbedingt das wirtschaftlichste Angebot dar. Gerade im Bereich Bürogeräte ist „wirtschaftliches Angebot“ aus zwei Gründen oft nicht gleich „günstiger Anschaffungspreis“:
- Bürogeräte verbrauchen dauerhaft Strom, weil sie im Büroalltag lange und intensiv genutzt und über Nacht und am Wochenende meist nicht vollständig abgeschaltet werden.
- In etlichen Fällen übersteigen die Stromeinsparungen energieeffizienter Geräte schon nach kurzer Zeit deren Anschaffungsmehrpreis.
Die Office-TopTen Datenbank unterstützt Sie, das für Ihre Anwendung wirtschaftlichste Angebot schnell und einfach identifizieren zu können. Übrigens sind energieeffiziente Bürogeräte oftmals gar nicht teurer.
Was ist aus rechtlicher Sicht zu beachten, wenn per Ausschreibung besonders effiziente Bürogeräte beschafft werden sollen?
Antwort: Energieeffizienz als Auswahlkriterium in Ausschreibungen zu berücksichtigen, ist grundsätzlich zulässig. Voraussetzung: Energieeffizienz sollte nicht pauschal eingefordert werden, sondern dient als objektives Kriterium für die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots. Konkret heißt dies: Ihre Ausschreibung muss eine klare und transparente Beschreibung der gewünschten Energieeffizienzkriterien enthalten. Bei der Zuschlagserteilung ist u.a. darauf zu achten, dass die Kriterien gemäß ihrer Bedeutung für die Auswahl gewichtbar, objektiv messbar und auf positive wirtschaftliche Effekte gerichtet sind, so dass bei der Auswahl kein Anbieter diskriminiert wird.
Die Möglichkeit, das wirtschaftlichste Angebot unter anderem unter Bezugnahme auf das Kriterium Energieeffizienz zu definieren, gilt übrigens sowohl für die öffentliche Beschaffung als auch im privaten Sektor. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie unterstützt dieses Projekt, um die mit der Beschaffung energieeffizienter Geräte verbundenen wirtschaftlichen Vorteile für öffentliche Hand, Unternehmen und Gesellschaft zu fördern.
Für einen effizienten Beschaffungsprozess werden einfache Bewertungssysteme benötigt. Gibt es z.B. eine standardisierte Kennzeichnung für Energieeffizienz wie bei Haushaltsgeräten?
Antwort: Mit dem EU-Energy-Star Label können energieeffiziente Bürogeräte in Europa auf freiwilliger Basis gekennzeichnet werden, wenn diese bestimmte Energie-Effizienzstandards erfüllen. Da diese Standards jedoch vielfach eine hohe Marktabdeckung aufweisen, eignet sich der Energy-Star allein nicht als Auswahlkriterium für besonders effiziente Geräte. Außerdem ist die Vorgabe eines Labels als beschaffungsentscheidendes Kriterium in Ausschreibungen unzulässig, da dies Hersteller diskriminieren würde, die das Label zwar nicht beantragt haben, die Kriterien des Labels aber ebenso erfüllen.
Aus diesen Gründen liefert die Online-Auswahlhilfe „Office-TopTen“ konkrete Mindestenergieeffizienzwerte, die sich stets an den besten verfügbaren Geräten auf dem Markt orientieren. Diese können für einen schnelle Beschaffungsabwicklung direkt als Textbaustein in Ihre Ausschreibung übernommen werden. Die "Top Ten" der effizientesten Geräte für Ihre Anforderungen lässt sich für die freihändige Vergabe auch direkt aus der Online-Auswahlhilfe identifizieren.
Eine Übersicht der Kennzeichnungen für Bürogeräte finden Sie im Ratgeber-Teil.
Ganz konkret: Wie kann der Begriff „wirtschaftlichstes Angebot“ im Bereich energieeffiziente Bürogeräte handhabbar gemacht werden?
Antwort: Hierzu werden für die Geräte der Office-Topten Datenbank die Stromkosten über ihre Nutzungszeit berechnet und dem Anschaffungspreis gegenübergestellt. Wir haben einen typischen Nutzungszyklus zur Grundlage der Betriebskostenberechnung gemacht, in dem die Nutzungszeiten in verschiedenen Betriebszuständen (z.B. On-Mode (Betrieb), Stand-by-Mode (Leerlauf), Off-Mode (Aus bzw. Schein-Aus) mit den Geräteverbräuchen in den jeweiligen Zuständen multipliziert werden. Die vorgegebenen Standardwerte für die Dauer der einzelnen Betriebszustände im Nutzungszyklus können Sie ebenso wie die Gesamt-Nutzungsdauer und den Strompreis individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Bei druckenden Geräten werden darüber hinaus die Druckkosten pro Seite angegeben, sofern hierzu Angaben von den Herstellern vorliegen.
Darf bei öffentlichen Ausschreibungen Energieeffizienz überhaupt als Kriterium berücksichtigt werden? Und falls ja, wie?
Antwort: Ja, Energieeffizienz darf sowohl in nationalen Vergabeverfahren als auch bei EU-weiten Ausschreibungen (geschätztes Auftragsvolumen über 200.000 €) als Auswahlkriterium berücksichtigt werden. Grundlage hierfür ist die VOL Teil A "Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen". In § 25 Nr.3 ist dort eindeutig geregelt: "Der Zuschlag ist auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend". Aus den amtlichen Erläuterungen geht hervor, dass bei der Auswahl insbesondere Folgekosten zu berücksichtigen sind.
Öffentliche Ausschreibungen gliedert sich in die Leistungsbeschreibung, die Bieterauswahl sowie die Zuschlagserteilung.
Gegenstand einer belastbaren Leistungsbeschreibung ist die klare und transparente Beschreibung der gewünschten Kriterien. In Bezug auf Energieeffizienz geben wir auf diesen Seiten Hilfestellung mit Vorschlägen zu Ausschreibungstextbausteinen, welche – auf Wunsch – konkrete Mindestwerte in Bezug auf den Stromverbrauch der Geräte in ihren verschiedenen Betriebszuständen enthalten.
Bei der Zuschlagserteilung ist u.a. darauf zu achten, dass die Kriterien gemäß ihrer Bedeutung für die Auswahl gewichtbar, detailliert in der Ausschreibung beschrieben, objektiv messbar sind und auf positive wirtschaftliche Effekte gerichtet sind. Unter Berücksichtigung aller Gesichtspunkte gilt es also, das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen.
Wir können Sie bei der Zuschlagserteilung z.B. mit einem Angebotsvergleichsrechner unterstützen, der Ihnen die Gesamtkosten (Anschaffungspreis und erwartete Verbrauchskosten in einem bestimmten Zeitraum) verschiedener Geräte gegenüberstellt. Alle Office-Topten Kriterien sind auf unseren Seiten transparent dargestellt, objektiv messbar, gewichtbar und somit diskriminierungsfrei.
Was muss beachtet werden, wenn Energieeffizienz bei Bürogeräten in einer Ausschreibung eines privaten Unternehmens berücksichtigt werden soll?
Antwort: Private Unternehmen stellen ihre Regeln und Kriterien für ihren Beschaffungsprozess selbständig auf. Sie orientieren sich gleichwohl – besonders bei größeren Unternehmen – oftmals an den Vorgaben für Ausschreibungen der öffentlichen Hand. Die Berücksichtigung von Energieeffizienzkriterien in Ausschreibungen öffentlicher Einrichtungen muss unter den oben dargestellten Bedingungen (Transparenz, Diskriminierungsfreiheit etc.) erfolgen. Die Richtlinien von öffentlichen Einrichtungen können natürlich auch von privaten Unternehmen problemlos angewendet werden.
Können in einer Ausschreibung nicht einfach generell günstige Umwelteigenschaften eingefordert werden?
Antwort: Nein, die Umweltbelange, die im Rahmen einer Ausschreibung berücksichtigt werden sollen, müssen sich immer auf objektivierbare und konkrete auftragsbezogene Eigenschaften beziehen. Besondere Anforderungen an die Energieeffizienz von Bürogeräten dienen zwar auch dem Umweltschutz. Jedoch reicht es nicht aus, z.B. einen möglichst "umweltfreundlichen Stromspar-Bildschirm" auszuschreiben.
Die Anforderungen an energieeffiziente Bürogeräte können durch Hinzuname der Stromverbrauchskosten während eines definierten Nutzungszeitraums in den Anschaffungskosten konkretisiert werden. So wird die Auswahl des wirtschaftlichen Geräts mit Hilfe eines Nutzungszyklus möglich. Der Nutzungszyklus faßt die verschiedenen Verbrauchszustände sowie die Gerätenutzungszeiten in diesen Zuständen zu Stromverbrauchskostenprognosen zusammen, die dann auf die Anschaffungskosten aufgeschlagen werden. So erkennt man leicht, welches Gerät unter Berücksichtigung der erwarteten Stromkosten das in Bezug auf diese Kriterien wirtschaftlichste Angebot darstellt.
Weitere objektive Umweltkriterien, wie sie z.B. der "Blaue Engel" vorschreibt, sind möglich, kann jedoch die Kennzeichnung z.B. mit dem "Blauen Engel" nicht zur Bedingung gemacht werden. Es müssen statt dessen die gerätespezifischen Kriterien explizit dargelegt werden.
Wo sind Mindestenergieeffizienzkriterien für die verschiedenen Bürogerätearten zu finden?
Antwort: In unserer Ausschreibungsvorlage generieren wir Ihnen auf Knopfdruck anspruchsvolle Mindestenergieeffizienzkriterien für alle Betriebszustände (z.B. On-Mode (Verbrauch im Betrieb), Stand-by-Mode (Verbrauch im Leerlauf), Off-Mode (Verbrauch, wenn abgeschaltet). Die Werte werden wie folgt ermittelt: Für jeden Betriebszustand wir der zehntbeste Wert der in unserer Datenbank enthaltenen Geräte einer Kategorie herangezogen. Dies bedeutet, dass es am Markt mindestens zehn Geräte gibt, die diese Kriterien einhalten. Sollte unsere Bestenliste in einer speziellen Kategorie einmal weniger als zehn Geräte enthalten, erhalten Sie einen Hinweis, wie viele Geräte unserer Datenbank den konkreten Mindestenergieeffizienzwert erreichen.
Wie kann möglichst einfach der Nachweis z.B. gegenüber der Controlling-Abteilung geführt werden, dass das wirtschaftlichste Angebot berücksichtigt wurde?
Antwort: Der Angebotsvergleichsrechner stellt die Gesamtkosten der Angebote übersichtlich gegenüber und ermöglicht so den Nachweis der wirtschaftlichen Beschaffungsentscheidung. Auch mögliche Anschaffungsmehrkosten energieeffizienter Geräte lassen sich so begründen. Sofern die Verbrauchswerte in den verschiedenen Betriebszuständen nicht bereits in der Datenbank enthalten sind, liefert ein Textbaustein in der vereinfachten Ausschreibungsvorlage die Aufforderung an den Anbieter, die benötigten Angaben im Angebot zur Verfügung zu stellen.
Wird die Marktauswahl zu stark eingeschränkt, wenn – z.B. durch Vorgabe von Mindestenergieeffizienzwerten – nur besonders energieeffiziente Bürogeräte angefragt werden?
Antwort: Die Office-TopTen Datenbank liefert den Nachweis, dass eine ausreichende Anzahl energieeffizienter Geräte am Markt verfügbar ist, welche die von uns vorgegebenen anspruchsvollen Mindestenergieeffizienzwerte erfüllen. Da den Kriterien in unseren Ausschreibungsvorlagen jeweils der zehntbeste Wert einer Gerätekategorie aus der Gerätedatenbank zugrunde liegt, gibt es am Markt also immer mindestens zehn Geräte, welche die geforderten Standards erfüllen. Bitte beachten sie, dass bei speziellen Filtereinstellungen einmal weniger als zehn Werte für die Berechnung der Mindesteffizienzkriterien zur Verfügung stehen können. In diesem Fall könnte es sein, dass das Mindestenergieeffizienzkriterium die Marktauswahl einschränkt. Bevor sie also die konkreten Werte in Ihre Ausschreibung übernehmen, beachten Sie bitte aus diesem Grund die Angaben zu der Geräteanzahl, auf der diese Werte beruhen. Mit einer entsprechenden Angabe machen wir stets die Basis der vorgeschlagenen Werte für die Mindestenergieeffizienzkriterien transparent.
Sie haben weitere Fragen zur Beschaffung energieeffizienter Bürogeräte?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir werden uns bemühen, alle Fragen zu beantworten.